O contexto da folha de pagamento de um servidor público no Brasil envolve uma série de regras específicas, que diferem das aplicadas no setor privado.
A gestão e o controle dessa folha são complexos e regidos por um conjunto de leis e normas que incluem legislação estadual/municipal, Lei de Responsabilidade Fiscal, Leis federais sobre o serviço público e gestão fiscal.
Devido ao uso de recursos públicos, a folha de pagamento é alvo de mecanismos de controle e transparência tais como Portais de transparência e Auditorias.
A folha de pagamento de um servidor público é composta por uma variedade de itens, tais como: Remuneração básica, Adicionais, Benefícios, Descontos obrigatórios e outras deduções.
A folha de pagamento é uma ferramenta de transparência e fiscalização.
A divulgação de salários e benefícios nos portais de transparência é obrigatória e visa detectar irregularidades como “funcionários fantasmas”, nepotismo e outras inconsistências.
No entanto, essa prática também gera debates sociais sobre a exposição dos salários públicos. A Lei de Responsabilidade Fiscal estabelece limites para gastos com pessoal, e a folha é constantemente auditada por órgãos como os Tribunais de Contas.
Uma atividade fundamental para a agilidade e eficiência da administração e que terá grande importância para a execução bem-sucedida das ações voltadas a desburocratização e eficiência do gasto público é a gestão dos processos de pagamento de pessoal.
Esta função será exigida ao extremo, sofrendo pressões para maior agilidade nos procedimentos, menores custos, mais eficiência e total aderência e conformidade às legislações de pessoal.
Face a estes desafios, torna-se necessária a condução de um projeto que permita a Administração analisar sistemicamente sua gestão, especialmente o processamento do pagamento e que esta revisão permita, através da aplicação de melhores práticas, a obtenção de menores custos e mais eficiência nos pagamentos devidos, com a incorporação de ações preventivas e corretivas nos procedimentos de inclusões na FOPAG, que permitam identificar e sanear possíveis inconsistências
Objetivo
O produto Gestão e Controle de Folha de Pagamento tem como base a implementação de Metodologia de Análise de Conformidade na Folha de Pagamento – ferramenta que permite o rastreamento de transações críticas e indicadores, que servem para a detecção de erros não intencionais (ou intencionais), mediante o rastreamento automático e sistemático de ocorrências que precisam ser investigadas há tempo.
O resultado pretendido é o de certificar-se da regularidade dos atos praticados pela administração de seus recursos humanos, relativos à nomeação, classificação, lotação, movimentação, concessão de benefícios, pagamento, afastamento e exoneração de servidores estatutários, celetistas, contratados, convocados e outros da normalidade dos procedimentos adotados e da eficiência e segurança dos controles internos.
O projeto de Metodologia de Análise da Conformidade da Folha de Pagamento tem por objetivo instrumentalizar a administração, em relação aos controles necessários à segurança do processo “Folha de Pagamentos – Ativos e Inativos”, visando evitar não conformidades relacionadas com as informações, dados, pagamentos, recolhimentos, entre outros.
O projeto é estruturado em doze ETAPAS sendo seis de implementação da metodologia e as demais de oficinas de trabalho para execução de planos de ação definidos e validades nas ETAPAS de implementação.
O projeto visa implementar o controle sistemático da Folha de Pagamento – FOPAG, realizando o gerenciamento de riscos de possíveis inconsistências e pagamentos/recolhimentos indevidos, via rotinas de análise e ações de caráter preventivo.
Benefícios
A Metodologia de Análise de Conformidade na Folha de Pagamento de servidores públicos traz benefícios cruciais, tais como:
- Redução de custos, identificando gastos desnecessários e otimizando recursos
- Garante transparência e confiabilidade, fortalecendo a confiança dos servidores e cidadãos e protegendo a integridade financeira e a reputação do município.
- Promove segurança jurídica, prevenindo autuações e processos ao detectar inconsistências e erros em encargos e descontos.
- Possibilita a tomada de decisões estratégicas baseada em dados concretos, o que apoia a gestão de recursos humanos e a alocação de orçamento.
Etapa 1
Situação Atual
Como qualquer projeto de melhoria de desempenho e no caso de um processo abrangente de gerenciamento de riscos, a ETAPA 1 do projeto, consiste em conhecer a realidade atual (fase em que costuma designar como “AS IS”).
Trata-se de uma imersão nos processos, para descrever, conhecer e analisar os processos, procedimentos e controles existentes. Assim, nas etapas posteriores será possível dimensionar as ações que precisam ser aplicadas para a mitigação dos riscos prioritários e obter maior segurança no processamento da Folha de Pagamento, objetivo final do projeto.
Etapa 2
Diagnóstico de riscos
Tem por objetivo apresentar o diagnóstico completo dos processos com mapeamento de dados, tratamentos e avaliação dos riscos existentes, possibilitando uma visão completa da atuação de gestão de conformidade na FOPAG , os riscos relacionados aos tratamentos existentes e operações ou transações que geram pagamentos relevantes (transações críticas).
Em síntese, esta ETAPA do trabalho de consultoria consiste na identificação dos riscos, respectivas causas, consequências, probabilidades, impactos e níveis de risco que estão presentes nas principais estruturas do macroprocesso FOPAG.
Nessa dimensão, serão identificados os controles – chave necessários à mitigação dos riscos, na medida do tratamento/enfrentamento das causas prováveis que podem resultar na exposição e materialização dos riscos.
Etapa 3
Processos prioritários, indicadores e parâmetros de transações críticas
O escopo dos serviços da ETAPA 3 abrange e se limita a todos os processos envolvidos nas etapas: ENTRADAS, PROCESSAMENTO e SAÍDAS, suscetíveis a riscos de integridade, que precisam ser mitigados através de controles-chaves gerais (aplicáveis para todos processos e atividades) e controles específicos (aplicáveis apenas para algumas atividades).
A gestão da FOPAG é impactada por subprocessos ou atividades geradas nos órgãos e entidades públicas, que precisam ser íntegros e controlados, para evitar pagamentos irregulares dos proventos dos servidores ATIVOS e INATIVOS.
Etapa 4
Sistematização dos controles-chaves dos processos de execução e de sistemas TI
Consiste no seguinte escopo de serviços:
• Sistematização dos controles validados na ETAPA 3, visando a uniformização das informações e dados, para a definição do método de monitoramento sistêmico das transações críticas relevantes, indicadores e parâmetros de conformidade.
• Testes de aderência dos controles sistêmicos, para validação da efetividade do método de monitoramento.
• Relatório de exceções dos testes de aderência e ações corretivas.
Etapa 5
Solução de monitoramento da gestão e controle da FOPAG
Proposta uma Solução de Monitoramento da Gestão e Controle da FOPAG, constituída de:
• MAPEAMENTO DOS PROCESSOS E SISTEMAS – gerenciamento de riscos e controles chave
• MANUAL DE POLÍTICAS E PROCEDIMENTOS – práticas, rotinas e processos a serem seguidos
O Manual de Políticas e Procedimentos é um documento vital dentro da Administração, que detalha as práticas, atividades, processos e rotinas que devem ser seguidas pelos membros da equipe e de todos os demais envolvidos no processamento da FOPAG, bem como dos demais colaboradores envolvidos na atualização dos sistemas e subprocessos da FOPAG.
O conteúdo do manual de procedimentos refere-se a: documentação detalhada, estrutura e organização, padronização, consistência operacional, treinamento e orientação, qualidade e conformidade, eficiência e produtividade e gestão de riscos.
Etapa 6
Capacitação de servidores para aplicação da metodologia
A capacitação de servidores refere-se ao desenvolvimento contínuo de habilidades, conhecimentos e competências dos servidores de todos os envolvidos na FOPAG, dentro ou fora dos limites da Administração, para melhorar a eficiência, eficácia e qualidade dos serviços.
Com o objetivo de capacitação de servidores e melhoria contínua deve ser implementado um programa de educação continuada para os servidores que atuam no processamento da FOPA, através de cursos de capacitação, desenvolvimento e inovação de processos:
- PLANEJAMENTO E GESTÃO DA FOPAG Este curso tem como conteúdo programático todos os tópicos resultantes da aplicação da Metodologia de Análise de Conformidade da FOPAG, tais como – Mapa dos processos e sistemas; Controles Chave; Processos de Entrada, Processamento e Saída de dados, além de abordar conceitos como – Riscos de integridade; Ética e Conduta e Governança, entre outros.
- OPERACIONALIZAÇÃO DOS PROCEDIMENTOS E ATIVIDADES DA FOPAG Este curso temo como base o Manual de Procedimentos da FOPAG, desenvolvido ao longo das ETAPAS 1 a 5, abordando os aspectos operacionais da FOPAG, além de abordar conceitos de Ética e Conduta.
