Le régime de paie des fonctionnaires au Brésil est soumis à des règles spécifiques, différentes de celles appliquées dans le secteur privé.
La gestion et le contrôle de cette paie sont complexes et régis par un ensemble de lois et de réglementations, notamment la législation étatique et municipale, la loi sur la responsabilité fiscale et les lois fédérales relatives à la fonction publique et à la gestion budgétaire.
Du fait de l’utilisation de fonds publics, la paie est soumise à des mécanismes de contrôle et de transparence, tels que les portails de transparence et les audits.
La paie d’un fonctionnaire comprend divers éléments, comme le salaire de base, les primes, les avantages sociaux, les cotisations obligatoires et autres retenues.
La paie est un outil de transparence et de contrôle.
La publication des salaires et avantages sociaux sur les portails de transparence est obligatoire et vise à détecter les irrégularités telles que les « employés fictifs », le népotisme et autres incohérences.
Cependant, cette pratique suscite également des débats de société quant à la transparence des salaires du secteur public. La loi sur la responsabilité budgétaire fixe des plafonds aux dépenses de personnel, et la paie fait l’objet de contrôles réguliers par des organismes tels que la Cour des comptes.
La gestion des processus de paiement du personnel constitue une activité fondamentale pour l’agilité et l’efficacité de l’administration, et revêtira une importance capitale pour la réussite des actions visant à réduire la bureaucratie et à améliorer l’efficience des dépenses publiques.
Cette fonction sera mise à rude épreuve, soumise à une pression accrue pour une plus grande agilité des procédures, une réduction des coûts, une efficacité accrue et le respect total de la législation du travail.
Face à ces défis, il devient nécessaire de mener un projet permettant à l’Administration d’analyser systématiquement sa gestion, notamment le traitement des paiements, et que cette analyse permette, grâce à l’application des meilleures pratiques, de réduire les coûts et d’améliorer l’efficacité des paiements dus, avec l’intégration d’actions préventives et correctives dans les procédures d’intégration de la paie, permettant ainsi d’identifier et de corriger les éventuelles incohérences.
Objectif
Le produit de gestion et de contrôle de la paie est basé sur la mise en œuvre d’une méthodologie d’analyse de la conformité de la paie – un outil qui permet le suivi des transactions et des indicateurs critiques, qui servent à détecter les erreurs involontaires (ou intentionnelles), grâce au suivi automatique et systématique des événements qui doivent faire l’objet d’une enquête en temps opportun.
L’objectif est de garantir la régularité des actions entreprises par l’administration des ressources humaines concernant le recrutement, la classification, l’affectation, la mutation, l’octroi d’avantages sociaux, la rémunération, les congés et le licenciement des salariés (statutaires, salariés sous contrat de travail, intérimaires et autres) ; la normalité des procédures adoptées ; et l’efficacité et la sécurité des contrôles internes.
Le projet de méthodologie d’analyse de la conformité de la paie vise à doter l’administration des contrôles nécessaires pour assurer la sécurité du processus « Paie – Actifs et Inactifs », afin d’éviter les non-conformités relatives aux informations, aux données, aux paiements, aux retenues, etc.
Le projet est structuré en douze phases, dont six sont consacrées à la mise en œuvre de la méthodologie et les six autres à des ateliers d’exécution des plans d’action définis et validés lors des phases de mise en œuvre.
Le projet vise à instaurer un contrôle systématique de la paie (FOPAG), en gérant les risques d’incohérences et de paiements/encaissements indus grâce à des analyses et des actions préventives.
Avantages
La méthodologie d’analyse de la conformité de la paie des employés du secteur public offre des avantages essentiels, tels que:
- Réduction des coûts, identification des dépenses inutiles et optimisation des ressources.
- Elle garantit la transparence et la fiabilité, renforçant la confiance des fonctionnaires et des citoyens et protégeant l'intégrité financière et la réputation de la municipalité.
- Favorise la sécurité juridique, en évitant les amendes et les poursuites en détectant les incohérences et les erreurs dans les frais et les remises.
- Elle permet une prise de décision stratégique fondée sur des données concrètes, ce qui facilite la gestion des ressources humaines et l'allocation budgétaire.
Étape 1
Situation actuelle
Comme pour tout projet d’amélioration des performances, et dans le cadre d’une démarche globale de gestion des risques, la première étape consiste à appréhender la situation actuelle (la phase généralement désignée par l’expression « état actuel »).
Il s’agit d’une immersion complète dans les processus afin de décrire, comprendre et analyser les processus, procédures et contrôles existants. Ainsi, les étapes suivantes permettront de déterminer les actions à mettre en œuvre pour atténuer les risques prioritaires et garantir une sécurité accrue du traitement de la paie, objectif ultime du projet.
Étape 2
L'évaluation des risques
L’objectif est de présenter un diagnostic complet des processus, incluant la cartographie des données, les traitements et l’évaluation des risques existants. Ceci permettra d’obtenir une vision globale de la performance de la gestion de la conformité de la paie, des risques liés aux traitements existants et des opérations ou transactions générant des paiements importants (transactions critiques).
En résumé, cette étape de la mission de conseil consiste à identifier les risques, leurs causes, conséquences, probabilités, impacts et niveaux de risque respectifs au sein des principales structures du macro-processus de paie.
Dans ce cadre, les contrôles clés nécessaires à l’atténuation des risques seront identifiés, en prenant en compte les causes probables pouvant entraîner leur apparition et leur concrétisation.
Étape 3
Processus, indicateurs et paramètres prioritaires pour les transactions critiques.
Le périmètre des services de l’ÉTAPE 3 englobe et se limite à tous les processus des étapes suivantes : ENTRÉES, TRAITEMENT et SORTIES, susceptibles de présenter des risques d’intégrité. Ces risques doivent être atténués par des contrôles clés généraux (applicables à tous les processus et activités) et des contrôles spécifiques (applicables à certaines activités seulement).
La gestion de la paie est impactée par les sous-processus ou activités générés par les organismes et entités publics. Ces sous-processus doivent être intégrés et contrôlés afin d’éviter le versement indu de prestations aux employés, qu’ils soient ACTIFS ou INACTIFS.
Étape 4
Systématisation des contrôles clés des processus d'exécution et des systèmes informatiques.
Ce service comprend les prestations suivantes :
• Systématisation des contrôles validés à l’étape 3, visant à standardiser les informations et les données, pour la définition de la méthode de surveillance systémique des transactions critiques, des indicateurs et des paramètres de conformité pertinents.
• Tests d’adhérence des contrôles systémiques, afin de valider l’efficacité de la méthode de surveillance.
• Rapport des anomalies constatées lors des tests d’adhérence et actions correctives.
Étape 5
solution de gestion et de contrôle de la paie
Solution proposée pour la gestion et le contrôle de la paie, comprenant :
• Cartographie des processus et des systèmes – gestion des risques et contrôles clés
• Manuel des politiques et procédures – pratiques, routines et processus à suivre
Le Manuel des politiques et procédures est un document essentiel au sein de l’administration. Il détaille les pratiques, activités, processus et routines que doivent suivre les membres de l’équipe et toutes les personnes impliquées dans le traitement de la paie, ainsi que les employés chargés de la mise à jour des systèmes et sous-processus de paie.
Le contenu du manuel des procédures porte sur : la documentation détaillée, la structure et l’organisation, la standardisation, la cohérence opérationnelle, la formation et l’accompagnement, la qualité et la conformité, l’efficacité et la productivité, et la gestion des risques.
Étape 6
Formation du personnel à l'application de la méthodologie.
La formation des employés désigne le développement continu des compétences, des connaissances et des aptitudes de tous les employés impliqués dans le traitement de la paie, au sein et en dehors de l’Administration, afin d’améliorer l’efficience, l’efficacité et la qualité des services.
Dans cette optique de formation et d’amélioration continue, un programme de formation continue devrait être mis en œuvre pour les employés travaillant dans le traitement de la paie, par le biais de formations, de perfectionnement et d’innovation des processus :
PLANIFICATION ET GESTION DE LA PAIE: Ce cours aborde tous les sujets découlant de l’application de la méthodologie d’analyse de la conformité de la paie, tels que : cartographie des processus et des systèmes ; contrôles clés ; processus de saisie, de traitement et de sortie des données. Il traite également de concepts tels que : risques d’intégrité ; éthique et déontologie ; gouvernance, entre autres.
MISE EN ŒUVRE DES PROCÉDURES ET ACTIVITÉS DE PAIE: Ce cours s’appuie sur le Manuel des procédures de paie, élaboré au cours des étapes 1 à 5, et aborde les aspects opérationnels de la paie, ainsi que les concepts d’éthique et de déontologie.
